Project Management Office
Indiferent de industrie, evoluţia companiilor moderne are la bază “schimbarea”. Schimbarea este cea care duce la lansarea de noi strategii, de noi produse, la reorganizare şi eficientizare, iar gestionarea schimbării este un factor esenţial pentru succesul acestor iniţiative. “Schimbarea” este caracteristica esenţială a unui proiect, iar management-ul proiectelor capătă în acest context valenţe deosebite.

Un proiect are probleme atunci când devin vizibile următoarele aspecte:

• Planificare insuficientă
• Obiectivele proiectului sau ale clientului nu sunt clar definite
• Management defectuos al activităţilor
• Raportare şi comunicare de slabă calitate
• Documentare insuficientă
• Schimbări majore de planificare sau estimare la intervale scurte de timp
• Structură dezorganizată
• Complexitate exagerată

Majoritatea acestor aspecte ţin de lipsa unei metodologii şi a unei structuri de lucru şi mai puţin de capabilităţile individuale ale Project Manager-ului.

Din punct de vedere al organizaţiei care derulează proiecte, toate aceste deficienţe la nivelul fiecărui proiect au implicaţii majore la nivelul organizaţiei ca întreg.

Lipsa unei culturi de proiect şi a unei metodologii consistente de proiect pentru a standardiza modul în care diferite proiecte sunt implementate în cadrul organizaţiei client rezultă în urmatoarele:

• Nu există garanţii sigure că un proiect nou poate fi implementat
• Întârzieri în livrarea proiectelor care nu pot fi prezise
• Lipsa coordonării resurselor şi activităţilor
• Lipsa comunicării cu părţile interesate, ce duce la livrarea produselor care nu corespund cerinţelor Clientului
• Planificarea neadecvată a resurselor, activităţilor şi timpului de livrare
• Estimări proaste a duratelor de timp şi costurilor, ceea ce duce la situaţia în care proiectele se implementează într-un timp mai lung şi costă mai mult decât a fost aşteptat
• Proiecte nefinalizate

...care toate la rândul lor rezultă în oportunităţi de venit pierdute, în costuri şi implicit preţuri mai mari.

O structură de tip Project Office crează contextul metodologic şi funcţional în care Project Manager-ii livrează proiecte şi se dezvoltă profesional, iar organizaţia acumulează know-how.

Componentele principale ale unui Project Office sunt:

• Project Support (funcţii specializate: planificare, bugetare, estimare, controlul costurilor, administrare, controlul progresului)
• Procese, Standarde şi Metodologii
• Training (evidenţa competenţelor, dezvoltarea programelor de training)
• Consultanţă şi Mentoring (pentru diverse proiecte, funcţie de audit si Project Assurance)
• Manager-i de Proiect (personal calificat pentru livrarea de proiecte)
• Unelte software (pentru planificare, estimare, risk etc.)

Într-un astfel de proiect de consultanţă, PMSolutions propune ca obiectiv clienţilor săi implementarea unei structuri de Project Management Office care să fie:

• O “bibliotecă” centrală de informaţii referitoare la:
  • Metodologia de Project Management adoptată de companie, proceduri şi standarde
  • Best Practices & Lessons Learned – informaţii referitoare la proiectele finalizate
• O structură profesională pentru Project Manager-i, integrată în cadrul structurii funcţionale a organizaţiei Client, care să gestioneze:
  • Alocarea resurselor între diversele proiecte ale companiei
  • Resource pool şi matrice de competenţe
  • Dezvoltarea profesională (cariera) membrilor şi programul de training
• O structură de control pentru:
  • Management-ul portofoliului de proiecte şi prioritizarea proiectelor în funcţie de beneficiile pe care acestea le aduc
  • Raportarea uniformă în cadrul proiectelor (aceleaşi standarde)
  • Linie directă de escaladare către management-ul companiei
  • Project Quality Assurance – funcţie independentă de asigurare a calităţii proiectelor

Din punct de vedere al strategiei de implementare a unui astfel de concept, metodologia PMSolutions se bazează pe urmatoarele aspecte:

• Abordare etapizată, cu obiective bine definite pentru fiecare etapă în parte;
• Proces cât mai puţin disruptiv, care să nu afecteze desfăşurarea normală a activităţii de zi cu zi a companiei;
• Accent pe obţinerea de beneficii rapide prin rezolvarea problemelor presante, identificarea necesităţilor companiei şi a nevoilor minime
• Stabilirea fundaţiei pentru strategia pe termen lung în paralel cu implementarea strategiei iniţiale pe termen scurt – asigurarea repetabilităţii succesului, odata obţinut.

Abordarea consultanţilor PMSolutions în implementarea unei structuri de tip Project Management Office este una etapizată, având câteva faze principale:

• Faza 1:           Analiza stadiului curent şi stabilirea fundaţiei pentru dezvoltare
• Faza 2:           Implementarea unor iniţiative pe termen scurt
• Faza 3:           Rollout cu iniţiative pe termen lung
• Faza 4:           Suport şi dezvoltare