Provocarea

Agenţia Naţională pentru Ocuparea Forţei de Muncă este autoritatea statului român responsabilă pentru organizarea şi coordonarea serviciului public de ocupare, precum şi a serviciilor sociale pentru persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă. Cu o astfel de misiune strategică, funcţionarea eficientă a Agenţiei este de o importanţă fundamentală. La fel ca multe alte organizaţii moderne,  ANOFM depinde de continuitatea şi securitatea sistemelor sale informatice pentru a fi capabilă să furnizeze serviciile sale specifice, sistemele informatice constituind fundamentul capabilităţii ANOFM de a furniza aceste servicii.

După o perioadă de investiţii semnificative în sistemele sale informatice în perioada 2001-2003, atât în echipamente cât şi în construcţia unor aplicaţii software specializate pentru managementul activităţilor operaţionale ale Agenţiei (finanţate printr-un program al Băncii Mondiale), ANOFM avea în anul 2006 probleme datorită îmbătrânirii infrastructurii sale IT, precum şi datorită dificultăţilor majore de asigurare a calităţii serviciilor de administrare şi operare a sistemelor informatice – cele din urmă probleme datorită unei dificultăţi în a atrage şi păstra personal IT calificat. Această dificultate nu era una specifică numai ANOFM, ci este generală în întregul sistem public şi se datorează diferenţelor majore de salarizare între sectoarele public şi privat, mai ales într-un domeniu atât de competitiv precum cel IT.

Înţelegând atât dificultăţile de asigurare a nivelului necesar de servicii IT, cât şi nivelul riscului operaţional generat de această situaţie, ANOFM investiga oportunitatea externalizării  întregii sale funcţii IT, ca alternativă la strategia anterioară de investiţii fragmentate şi ca răspuns la dificultatea de a angaja şi a păstra un număr suficient de personal IT competent.

În acest context, ANOFM a contractat serviciile PMSolutions pentru realizarea unei analize asupra nivelului actual al serviciilor IT şi pentru pregătirea unui studiu de oportunitate pentru externalizarea serviciilor IT.

Portofoliul de servicii PMSolutions

În perioada 2006-2010, PMSolutions a derulat mai multe misiuni de consultanţă pentru ANOFM, în contextul proiectului său de externalizare.

Prima misiune de consultanţă a constat în realizarea unui studiu de oportunitate cu privire la externalizarea serviciilor IT ca alternativă pentru eficientizarea acestora şi pentru minimizarea riscurilor operaţionale ale Agenţiei. Studiul a avut la bază o analiză exhaustivă a sistemelor informatice ale Agenţiei, analiză realizată atât orizontal (la nivel funcţional) cât şi vertical (ierarhic). Astfel, au fost identificate avantajele dar şi deficienţele sistemului informatic aflat în operare şi au fost identificate oportunităţile de dezvoltare funcţională a acestui sistem pentru automatizarea şi eficientizarea unor noi activităţi ale Agenţiei. A fost de asemenea realizată o nouă arhitectură conceptuală şi tehnică a sistemului informatic viitor, prin transformarea sistemului distribuit existent într-unul centralizat, cu avantaje semnificative în reducerea costurilor de investiţie şi operare-administrare.

Studiul de oportunitate a fost completat cu o analiză economică de rentabilitate, precum şi cu analize de risc, calitate şi urgenţă. Studiul de oportunitate a demonstrat, printr-o analiză riguroasă, faptul că externalizarea serviciilor IT este o alternativă fezabilă pentru ANOFM, inclusiv din punct de vedere financiar, costul iniţial al investiţiei fiind recuperat pe perioada contractului de externalizare prin reducerea semnificativă a costurilor de operare, mult mai mici decât costurile de întreţinere aferente sistemului distribuit existent. Studiul de oportunitate a fost aprobat de Consiliul de Administraţie al ANOFM şi a stat la baza demarării acestui demers strategic şi inovator pentru administraţia publică din România.

Pe parcursul ciclului de procurare, PMSolutions a mai furnizat servicii de pregătire a caietului de sarcini pentru contractarea serviciilor IT externalizate, precum şi pentru pregătirea şi negocierea contractului cu furnizorul selectat în urma procedurii de achiziţie publică.

Având la bază înţelegerea deosebită a specificului activităţii ANOFM dobândită pe parcursul realizării primelor etape ale proiectului, echipa PMSolutions a fost solicitată pentru prima etapă de implementare a proiectului de externalizare: etapa de consultanţă specializată pentru elaborarea unui raport cu recomandări privind eficientizarea activităţii ANOFM prin iniţiative IT şi nu numai. În cadrul acestei etape, echipa PMSolutions a derulat şedinţe de analiză a tuturor proceselor de lucru specifice ale ANOFM, la toate nivelurile ierarhice şi organizatorice naţionale şi a pregătit diagrame detaliate de proces care au fost apoi utilizate pentru analiza activităţilor şi pentru proiectarea noilor aplicaţii informatice.

Expertiza PMSolutions

Echipa de consultanţi PMSolutions a adus proiectului de externalizare a serviciilor informatice ale ANOFM o abordare structurată, metodologică, a tuturor etapelor acestuia. Pentru etapa de realizare a studiului de oportunitate, au fost utilizate următoarele metode:

1. Analiza diagnostic a situaţiei existente la nivelul ANOFM din punct de vedere al sistemelor informatice, dar al impactului acestora asupra capacităţii instituţiei de a-şi atinge obiectivele strategic.

2. Chestionare pentru identificarea nivelului de maturitate al proceselor specifice IT, conform ITIL.

3. Chestionare pentru identificarea nivelului de maturitate din perspectiva capacităţii de management a proiectelor IT.

4. Metodologia WiBE dezvoltată de Guvernul Federal German pentru evaluarea justificării necesităţii derulării unor proiecte IT în administraţia publică, prin analiza criteriilor economice monetare şi nemonetare (calitate, risc, urgenţă).

5. Analiza Cost-Beneficiu pentru calcularea indicatorilor financiari ai proiectului (Rata Internă de Rentabilitate, Raportul Cost/Beneficiu, Valoarea Actualizată Netă)

6. Cazuri de bună practică din domeniul contractelor de externalizare a serviciilor informatice

7. Acorduri de Furnizare a Serviciilor (Service Level Agreements) pentru toate categoriile de servicii externalizate

Beneficii obţinute

Colaborarea cu PMSolutions a permis ANOFM demararea unei investiţii majore atât din punct de vedere financiar cât mai ales strategic, pe baze solid justificate şi argumentate. Experienţa anterioară a echipei PMSolutions în pregătirea unor contracte de tip SLA, a caietelor de sarcini şi a documentaţiilor de atribuire pentru proceduri de achiziţie publică a permis ANOFM accesul la oferte de calitate din partea unor furnizori de talie mondială şi semnarea unui contract în condiţii avantajoase, care îi permit un control eficient asupra cheltuielilor, dar care îi oferă în acelaşi timp şi pârghiile de control asupra eficienţei şi calităţii serviciilor de care beneficiază.

Colaborarea cu echipa PMSolutions a permis ANOFM realizarea unei premiere în domeniul administraţiei publice din România prin primul contract de externalizare IT bazat exclusiv pe concepte de tip Hardware as a service şi Software as a service, având la bază nivele de calitate a serviciilor clar documentate în SLA. Din punct de vedere al implementării, implicarea PMSolutions în analiza proceselor de lucru ale ANOFM a permis o abordare metodologică care a scurtat semnificativ timpul alocat acestei activităţi şi a permis documentarea proceselor într-un mod care să poată fi utilizat ulterior de analiştii de aplicaţii IT pentru dezvoltarea şi configurarea acestora.