Provocarea

După o perioadă de investiții proprii în sisteme informatice care să gestioneze activitățile specifice ale diferitelor compartimente funcționale din cadrul instituției, Primăria Municipiului Brașov a obținut finanțarea prin Axa III a POS CCE a unui proiect de implementare a unui sistem informatic care să furnizeze servicii electronice cetățenilor. Beneficiind de un buget de peste 2.000.000lei, proiectul a avut ca obiectiv implementarea unui sistem informatic cu câteva componente importante: un portal intranet care să permită lucrul colaborativ al angajaților instituției, un portal internet care să ofere cetățenilor posibilitatea transmiterii sub formă electronică a solicităților de servicii adresate Primăriei, un portal extranet care să permită colaborarea cu alte instituții din subordinea Primăriei, precum și infrastructura necesară pentru dezvoltarea unui call center.

În vederea derulării proiectului, Primăria Brașov s-a confruntat cu două categorii de dificultăți: pe de o parte, necesitatea unei supervizări tehnice a modalității de implementare a proiectului, pentru asigurarea atingerii obiectivelor propuse ale acestuia iar pe de altă parte specificul contractului de finanțare, care necesita cunoașterea procedurilor specifice de raportare și de gestionare a procesului de rambursare a cheltuielilor eligibile ale proiectului.

Pentru gestionarea acestor aspecte de dificultate tehnică și metodologică, Primăria Brașov a apelat la serviciile specializate de consultanță pentru managementul proiectului furnizate de PMSolutions.

Soluţia PMSolutions

Pentru gestiunea activităților de consultanță contractate de către Primărie, PMSolutions a pus la dispoziția proiectului o echipă de consultanți cu experiență atât în managementul proiectelor majore de informatizare, cât și în domeniul regulilor și procedurilor specifice proiectelor finanțate prin fonduri europene post-aderare (fonduri structurale).

Pentru a asigura implementarea cu succces a proiectului, echipa PMSolutions a supervizat toate procedurile de achiziție publică derulate în cadrul proiectului, furnizând sprijin și expertiză pentru finalizarea caietelor de sarcini, pentru evaluarea ofertelor și negocierea contractelor de furnizare și de servicii. În relația cu finanțatorul proiectului (Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale prin intermediul Organismului Intermediar pentru Promovarea Societății Informaționale), echipa PMSolutions a realizat atât negocierea unor acte adiționale pentru modificarea bugetului proiectului, cât și funcția de raportare periodică a progresului proiectului. De asemenea, consultanții PMSolutions au pregătit toate cererile de rambursare a cheltuielilor eligibile realizate în cadrul proiectului și au asigurat sprijinul necesare pentru clarificarea tuturor aspectelor necesare în vederea rambursării integrale a cheltuielilor realizate în cadrul proiectului.

Din punct de vedere tehnic, consultanții PMSolutions s-au implicat în toate etapele importante ale proiectului, validând toate livrabilele etapelor de analiză, proiectare, testare și tranziție în producție și participând la luarea deciziilor importante privind modalitatea de implementare a diferitelor servicii electronice, astfel încât să se asigure o valoare adăugată semnificativă din perspectiva cetățenilor care vor utiliza sistemul informatic.

Expertiza PMSolutions

Echipa PMSolutions a adus proiectului o abordare metodologică asupra managementului de proiect, construind o structură de planificare, monitorizare și control bazată pe metodologia PRINCE 2®. Dezvoltarea soluțiilor informatice a avut la bază un model de tip “waterfall”, în care etapele de analiză, proiectare, dezvoltare, instalare, testare și tranziție în producție au fost derulate secvențial, cu validări formale pentru închiderea fiecărei etape a proiectului înainte de demararea următoarei etape.

PMSolutions a adus în proiectul derulat de Primăria Brașov atât experiența generală de gestiune a unor proiecte de informatizare, care a permis evitarea unor riscuri tehnice tipice unor astfel de proiecte, cât și expertiza specifică de gestionare a proiectelor cu finanțare europeană, care a permis derularea fără incidente a contractului de finanțare și rambursarea integrală a tuturor cheltuielilor eligibile ale proiectului.

Expertiza specifică adusă de PMSolutions în cadrul acestui proiect a inclus:

• managementul metodologic al proiectului, conform metodologiei PRINCE 2®;
• project manager cu experiență, certificat ISEB PRINCE 2®;
• consultant certificat în domeniul achizițiilor publice
• consultant în domeniul regulilor de finanțare ale UE, cu experiență obținută în cadrul proceselor de redactare a mai multor cereri de finanțare pentru proiecte similare
• experiență anterioară de implementare a unui sistem informatic de anvergură în cadrul Primăriei Brașov (sistemul GIS)
• cunoașterea specificului instituțional al administrației publice locale, obținută în urma colaborării timp de peste 5 ani cu insttituții similare Primăriei Brașov

Având o experiență bogată de management a unui portofoliu de proiecte informatice de peste 100 milioane euro, managerii de proiect ai PMSolutions aduc valoare adăugată proiectelor pe care le gestionează, printr-o abordare metodologică, o atitudinea proactivă și o orientare prioritară către business și nu către tehnologie ca scop în sine. Prin detașarea de tehnologie, echipa PMSolutions a ajutat la construirea unei soluții funcționale care să aibă în centrul său cetățeanul și cerințele acestuia, rezultatul final fiind un portal de servicii electronice unic din perspectiva funcționalităților pe care le oferă cetățenilor, integrat atât cu alte sisteme informatice din cadrul Primăriei, cât și cu sisteme externe (cum ar fi Sistemul Electronic Național).

Beneficii obţinute

Implementarea cu succes a proiectului a permis Primăriei Brașov plasarea în avangarda instituțiilor de administrație publică locală care au realizat tranziția cu succes la furnizarea în format electronice on-line a serviciilor către cetățeni și, astfel, creșterea notorietății instituției atât în rândul instituțiilor similare, cât și a cetățenilor municipiului. De asemenea, derularea cu succes a proiectului a dus la creșterea încrederii instituției în capacitatea de a atrage cu succes finanțări europene nerambursabile pentru sprijinirea eforturilor sale de informatizare, proiectul constituind o platformă pe baza căreia Primăria a putut ulterior construi noi componente informatice care să complementeze gama de servicii electronice implementate prin acest prim proiect de e-Guvernare.