Provocarea

În anul 2007, Primăria Alba Iulia a demarat achiziţia serviciilor de consultanţă necesare pentru realizarea unei strategii complete de informatizare, a cărei necesitate reieşise inclusiv în cadrul misiunilor interne de audit. În urma unui proces de achiziţie publică, PMSolutions a fost selectată pentru realizarea acestei strategii, prin proiectarea unui Sistem Informatic Integrat.

Câteva din provocările cu care Primăria Alba Iulia se confrunta din punct de vedere al tehnologiei informaţiei erau:

• lipsa unor investiţii semnificative în IT în ultimii ani
• strategie de asigurare a infrastructurii hardware bazată pe achiziţia de echipamente second-hand
• lipsa integrării între subsistemele de aplicaţii existente
• lipsa unor instrumente de gestiune geospaţială a teritoriului
• sistem de gestiune a activităţilor de asistenţă socială fără suport din partea furnizorului
• lipsa instrumentelor de interacţiune electronică cu cetăţenii

Soluţia PMSolutions

ETAPA 1: PMSolutions a demarat acest prim proiect de consultanță derulând o serie de interviuri de analiză prin care ne-am propus să identificăm situația existentă în cadrul Primăriei din punct de vedere al:

• activităților specifice derulate în cadrul compartimentelor Primăriei care nu beneficiau de sprijinul unor sisteme informatice specializate
• sistemelor informatice existente (funcționalități și limitări)
• cerințelor specifice de îmbunătățire a funcționalităților sistemelor informatice existente
• posibilităților de finanțare a strategiei de informatizare

La finalul acestei etape de analiză am pregătit un Raport în care am prezentat concluziile noastre cu privire la oportunităţile de dezvoltare a sistemului informatic al Primăriei, raport care a fost aprobat de către Primăria Alba Iulia şi care a permis trecerea în a doua etapă a proiectului: proiectarea viitorului sistem informatic.

Proiectarea sistemului informatic a fost realizată plecând de la obiectivul de a obţine un sistem complet integrat, dar care să poată fi implementat prin proiecte individuale succesive, în funcţie de posibilităţile de finanţare ale Primăriei. După finalizarea etapei de proiectare au fost realizate estimarea financiară şi analiza cost-beneficiu.

ETAPA 2: Ulterior aprobării strategiei de informatizare (şi a Studiului de Fezabilitate realizat de PMSolutions) de către Consiliul Local, a fost identificată oportunitatea finanţării primei etape a realizării sistemului informatic integrat al Primăriei Alba Iulia prin intermediul unei finanţări nerambursabile în cadrul apelului de proiecte de e-Guvernare din cadrul Axei III a POSCCE. Astfel a luat naştere un nou proiect de consultanţă, în cadrul căruia consultanţii PMSolutions au pregătit documentaţia necesară pentru depunerea cererii de finanţare a proiectului.

Strategia abordată pentru pregătirea cererii de finanţare a fost aceea de a grupa în acest prim proiect câteva componente de bază, care să permită implementarea unor noi platforme tehnologice în cadrul Primăriei, platforme care să constituie premizele dezvoltării ulterioare a acestor subsisteme în alte compartimente ale Primăriei. Cererea de finanțare a fost depusă la sfârșitul anului 2008 și a fost selectată spre finanțare în anul 2009. Tot în anul 2009 a demarat și implementarea proiectului, care a avut ca obiectiv realizarea următoarelor subsisteme ale sistemului integrat:

• subsistem pentru gestiunea patrimoniului
• subsistem GIS pentru gestiunea activităților de Urbanism și a Registrului Agricol
• subsistem pentru managementul documentelor
• portal web internet cu servicii electronice de e-administrație, inclusiv plata online a taxelor și a impozitelor

ETAPA 3: Ca urmare a identificării în anul 2009 a oportunității de finanțare a celei de-a doua etape a procesului de informatizare a Primăriei Alba Iulia prin intermediul celui de-al doilea apel pentru proiecte de e-Guvernare din cadrul Axei III a POSCCE, echipa PMSolutions a fost solicitată pentru pregătirea celui de-al doilea dosar de finanțare.  Acesta a fost depus la finalul anului 2009, iar la finalul anului 2010 a fost selectat spre finanțare obținând cel mai mare punctaj din cele peste 240 de proiecte depuse în cadrul apelului de proiecte. Componentele proiectate pentru cel de-al doilea proiect au cuprins:

• extinderea sub-sistemului de management al documentelor
• implementarea subsistemului de management al activităților de asistență socială
• extinderea subsistemului GIS la restul compartimentelor Primăriei
• subsistem call center telefonic
• subsistem Citizen Relationship Management
• servicii electronice

ETAPA 4: Având în vedere complexitatea celui de-al doilea proiect, Primăria Alba Iulia a adoptat o strategie de externalizare parțială a serviciilor de supervizare tehnică a implementării, precum și a celor de gestiune a contractului de finanțare. În urma unei proceduri de achiziție publică, PMSolutions a fost selectată pentru coordonarea implementării proiectului, furnizând servicii de:

• pregătire a caietului de sarcini pentru selectarea furnizorului care va implementa sistemul informatic
• evaluare a ofertelor tehnice
• consultanță metodologică pentru managementul proiectului
• verificarea livrabilelor tehnice ale proiectului, elaborate de furnizor
• gestiunea contractului de finanțare (raportare, rambursarea cheltuielilor eligibile)

Expertiza PMSolutions

Echipa PMSolutions a adus valoare adăugată tuturor etapelor acestui proiect complex, din etapa de identificare a oportunității și până în etapa de implementare propriu-zisă.

Expertiza specifică adusă de PMSolutions în cadrul acestui proiect a inclus:

• analiza proceselor de lucru și identificarea oportunităților de automatizare și eficientizare prin informatizare
• proiectare tehnică a soluției
• bugetare și planificare a implementării
• analiza cost beneficiu
• realizarea studiului de fezabilitate
• pregătirea cererilor de finanțare
• elaborarea caietului de sarcini
• sprijin pentru selecția furnizorului prin pregătirea unui raport de evaluare a ofertelor tehnice
• managementul contractului  de finanțare

Beneficii obţinute

Colaborarea cu PMSolutions a adus Primăriei Alba Iulia o serie întreagă de beneficii tehnice, financiare și metodologice. Unul dintre motivele succesului programului de informatizare derulat de Primăria Alba Iulia este constituit de continuitatea parteneriatului Primăriei Alba Iulia cu PMSolutions, care a asistat clientul din etapa de identificare a oportunității și proiectare a soluției până la implementarea soluției proiectate, asumându-și astfel responsabilitatea pentru toate etapele proiectului.

Un alt beneficiu major al acestei colaborări l-a constituit posibilitatea ca, prin intermediul serviciilor profesionale de pregătire a cererilor de finanțare, Primăria Alba Iulia să acceseze o finanțare nerambursabilă în valoare de aproape 2 milioane Euro, în lipsa căreia finanțarea inițiativei de informatizare ar fi fost imposibilă.

Din punct de vedere funcțional, beneficiul colaborării s-a materializat prin faptul că PMSolutions nu a proiectat numai o soluție tehnică, ci a avut în permanență în vedere obținerea unor funcționalități concrete pentru utilizatorii specializați din cadrul Primăriei.

Din punct de vedere al gestiunii contractului de finanțare, cele peste 14 proiecte cu finanțare europeană coordonate de PMSolutions în perioada 2009-2011 au constituit un avantaj major pentru Primăria Alba Iulia, permițând personalului instituției să se concentreze asupra sarcinilor specifice, având încrederea că proiectul va fi implementat la timp iar costurile eligibile vor fi recuperate.

La finalul acestui program de informatizare, Primăria Alba Iulia va deține unul dintre cele mai performante și complete sisteme informatice din administrația locală din România, sistem care îi va aduce beneficii de performanță, eficiență și imagine în relația cu beneficiarii serviciilor sale – cetățenii.